Někdy stačí, aby auto trochu zazlobilo, a najednou se rozjíždí otázky, které nesouvisí jen s opravou samotnou, ale i s papíry. Servisní faktura se sice zaplatí snadno, ale co pak udělat, aby vše sedělo v účetnictví? Jak správně zaúčtovat servis auta, když jde o firemní vůz nebo podnikání na živnost? Kolik majitelů firem už řešilo, že jim účetní zpětně vrátila doklad kvůli chybějícím údajům, špatnému číslu faktury nebo záměně DPH? Kdo jednou chybuje, většinou chce příště předejít průšvihu. Co se tedy opravdu počítá, aby šlo všechno přes účet a bez zbytečných zádrhelů?
Začínáme: Co znamená zaúčtování servisu auta a proč to řešit
Všechno začíná u zákona o účetnictví a daňových pravidel. Firemní auto není jen plech s motorem – je to účetní majetek. Každá placená oprava, výměna brzd, nový olej, nebo třeba i obyčejné mytí, by měla být ve firmě správně zaúčtovaná. Proč? Úplně jednoduché: finančák si potrpí na papírový pořádek. Pokud spravujete účetnictví ručně nebo v aplikaci – jako Pohoda, Money S3 nebo ABRA Flexi – potkáte stejný problém: co patří mezi daňově uznatelné náklady a co ne?
Běžná chyba? Zaúčtovat mytí služebního auta mezi soukromé výdaje majitele. Pro kontrolory z úřadu práce nebo finančáku jsou taková opomenutí někdy klíčem k pokutě. A co hraje roli? Správný typ dokladu. Faktura nebo pokladní doklad by měly obsahovat vše potřebné – třeba hlavně SPZ auta, druh opravy, cenu bez i s DPH a identifikační údaje dodavatele. Dobře vedená evidence může ušetřit hodiny nervů a litry kávy, které by jinak padly při hledání chybějící účtenky z loňského podzimu.
Další zajímavostí je, že servisní zásahy se ukládají do různých položek účtového rozvrhu. Opravy a údržba patří obvykle na účet 511, přesto existují výjimky. Pokud si například opravíte drobnost sami – nákup žárovky nebo stěrače – dávají se tyto výdaje většinou rovnou mezi spotřební zboží nebo služby. Komplexní servis, který prodlouží životnost vozu, je už spíš investice, a může změnit zaúčtování na účet 042 – pořízení dlouhodobého majetku. Práce účetních je tak někdy jako detektivka – musí pátrat po každém detailu.
Typy servisních výdajů a správná účetní evidence
Není účetní evidence jako evidence. V autoservisu nepožadujte jen obyčejný paragon, ale vždy fakturu, na níž bude dobře viditelné, co přesně se provedlo. Nedávná data z praxe ukazují, že až 41 % podnikatelů dostává od malých servisů špatně vyplněné pokladní doklady – nemusí být jasně přiřazeny k určitému vozu, chybějí DIČ, nebo není rozepsaná služba podle aktuálních standardů. Tohle se v praxi snadno přehlédne, ale v papírech už pak visí červený vykřičník.
Rozlišit je třeba několik hlavních skupin nákladů:
- Opravy a údržba – sem patří pravidelný servis, výměna opotřebovaných dílů, pneuservis, oprava klimatizace, prostě všechno, co je pro běžný provoz nutné
- Investice – velké opravy (např. generální oprava motoru), které prodlužují životnost majetku
- Provozní materiál a spotřební věci (náhradní díly, kapaliny, žárovky)
- Nemateriální výdaje, jako je pravidelné mytí nebo čištění interiéru
Přesné dělení má smysl nejen kvůli správnému zaúčtování, ale i kvůli DPH. U firem auta je samozřejmost DPH uplatnit, tím pádem potřebujete plné DIČ servisní firmy, a jasně rozepsané služby a materiál. U osobního auta podnikatele to všem není tak přímočaré, protože pokud jezdíte autem zároveň soukromě, musíte při nároku na DPH korektně přiznat poměr, v jakém se auto používá pro podnikání i soukromě.
Bývá zvykem vést servisní knížku nejen kvůli zárukám nebo zvýšení ceny auta při prodeji, ale také právě pro účetní a daňové účely. Pokud vám finanční úřad přijde na kontrolu, dokáže z předložené servisní knížky a účtenek sestavit celou historii vozu. Nejčastější chyba, kterou dělají drobní podnikatelé? Hodí všechny paragonky do šuplíku… a pak už si nevzpomenou, u kterého auta nebo kdy byl který výdaj.
Zaúčtování krok za krokem: Účetní postupy a konkrétní příklady
Když dorazí servisní faktura, rozhoduje několik jednoduchých, ale zásadních kroků. Pokud užíváte účetní software, výhodou je, že většina z nich má přednastavené vzory pro zaúčtování standardních autovýdajů. Pro čisté účetnictví ve firemní praxi je vhodné postupovat takto:
- Pečlivě zkontrolujte detail faktury:
- datum vystavení
- název autoservisu, IČO a DIČ
- SPZ nebo VIN auta
- popis služby a použité materiály
- výše DPH a celkovou částku
- Zařaďte doklad podle povahy výdaje – nejčastěji na účet 511 (opravné a udržovací položky)
- Pokud je více aut ve firmě, vést doklady separátně podle SPZ, případně s poznámkou v účetnictví
- U dílčích investic zkontrolovat hranici investičního výdaje – typicky částka nad 80 000 Kč (podle aktuálních daňových zákonů) rozhoduje o zařazení mezi investice
- Pokud nakupujete službu včetně dílů, evidujte zvlášť cenu práce a cenu materiálu (kvůli daňové kontrole související s DPH)
Tip od zkušených účetních: Pokud si nejste jisti, zda danou službu zařadit jako běžnou opravu, nebo investici, pomůže orientační pravidlo: pokud se neprodlužuje celková životnost auta (například výměna rozvodového řemenu), je to běžná údržba. Pokud dáváte auto skoro do "novu", jedná se už o investiční výdaj.
Příklady z praxe:
- Menší výměna částí podvozku (například silentbloky) – běžný náklad účet 511
- Generální oprava motoru (nový blok, hlava, atd.) – investiční náklad účet 042
Když částka přesáhne zákonný limit investice, musí se majetek odpisovat. Taková situace může proměnit i výši vašich daní!
| Typ zásahu | Účet | Nárok na DPH | Poznámka |
|---|---|---|---|
| Výměna oleje | 511 | Ano | Běžný servis |
| Přelakování celého auta | 042 | Ano | Investice – prodloužení životnosti |
| Mytí auta | 518 | Ano | Drobné náklady, vedlejší režie |
| Oprava klimatizace | 511 | Ano | K běžnému provozu |
Není tam žádné velké kouzlo, jde hlavně o pečlivost. Chcete jasný přehled? Označujte doklady jménem auta nebo v účetních systémech dávejte poznámku s SPZ, VIN nebo číslem auta.
Daňové souvislosti a časté chyby při zaúčtování servisu auta
Největší nešvar je ignorovat SPZ nebo VIN v účtenkách. Finančák pak neuzná doklad jako výdaj na konkrétní auto. Statistiky České daňové správy za rok 2024: u skoro 24 % kontrolovaných podnikatelů vedly drobné chyby v dokladech týkající se aut k vyloučení nákladu z daňových výdajů.
Chytáky se v účetnictví schovávají za všední věci. Typická třída omylů jsou například náklady na servis auta, které podnikatel používá, ale nemá v obchodním majetku. V tomto případě, i když opravdu podnikáte, nelze náklady plně uplatnit v daňovém přiznání. Stejně tak je rozdíl mezi nákladem pro firmu a pro fyzickou osobu – OSVČ vedou většinou daňovou evidenci, kde pravidla nejsou tak přísná, ale i tady platí povinnost vše doložit.
DPH je další kapitola. Když není faktura správně vystavená včetně DIČ – nárok padá. Pokud je na faktuře například náklad na drobný materiál a není doloženo, že materiál byl pro auto opravdu použitý, musíte mít k ruce alespoň přílohu (servisní protokol, předávací list).
Je dobré připomenout, že některé výdaje související s provozem auta nejsou daňově uznatelné, například pokuty za rychlost v evidenci jako náklad nikdy neprojdou. Stejně tak neoprávněné výdaje nebo nákupy luxusních autodoplňků pro osobní použití (např. drahý držák na kávu nebo masážní potahy sedadel, kde je těžké prokázat nutnost pro provoz firmy).
Majitelé firemních flotil často chybují i při uplatnění poměrného odpočtu DPH. Typicky: máte flotilu, kterou sdílíte i pro soukromé účely a nedáte si tu práci spočítat skutečný rozpis firemní/soukromé jízdy. Pak vám finančák sníží nárok na odpočet. Pokud si evidujete knihu jízd, změjte jednou měsíčně, ušetříte si starosti.
Tipy a triky od zkušených účetních a podnikatelů
Rok od roku přibývá digitalizace. Doporučuje se nefotit účtenky mobilem jen tak pro formu, ale využívat účetní aplikace, které dokážou načítat údaje z fotografií přímo do účetnictví a navíc rozpoznat, že jde o zaúčtování servisu auta. To ušetří desítky minut měsíčně i svátečním účetním. Pokud zatím jedete na papírové evidenci, sledujte hlavně čísla faktur a pořadí v dokladech – účetnictví musí být naprosto průkazné.
Zajímavý tip přichází z větších firem: když jde do servisu firemní auto, málokdo přesně sleduje, jestli byla cena odpovídající. Některé firmy si vedou "benchmark servisu" – jednoduše srovnávají ceny za opravy podobných vozů ve více servisech, a tím odhalí předražené handly nebo zbytečné výměny dílů.
Servisní historie auta je i cenným argumentem při prodeji. V dobře vedené účtovce můžete jednoduše vytisknout report všech oprav a údržby, což zvýší cenu auta klidně o desetitisíce. I na to občas účetní zapomenou upozornit svého šéfa.
Oblíbenou pojistkou firem je ukládání dokladů nejen fyzicky, ale i digitálně podle kategorie a typu vozidla. V případě ztráty originálu pak stačí elektronická kopie přiložená k účetním záznamům – podle aktuálních pravidel Finanční správy je elektronická kopie rovnocennou náhradou papíru (pokud má všechny náležitosti).
Pokud plánujete větší servisní zásah, ideální je konzultovat investici s účetní ještě předem. Vyhnete se tak sporům, jestli šlo o běžnou opravu, nebo už investici. Řada účetních tohle oceňuje – šetří to čas i řešení nesrovnalostí při uzávěrce roku.
Poslední rada? Pokud podáváte daňové přiznání ručně nebo v online formuláři, nikdy nezapomínejte správně přepsat všechny údaje z dokladů. Častý omyl, že špatně opsané IČO způsobí zbytečné tahanice s úřadem. A pokud doklad chybí nebo je nečitelný, vždy si zkuste vyžádat duplikát od servisu – většinou vám vyjdou vstříc, když uvedete jasný důvod.
Účetnictví auta není žádná vesmírná věda, ale chce pečlivost. Jakmile si pro sebe nastavíte logický řád, máte vyhráno. Stačí si pohlídat správné doklady, pořádek v šanonech a stav účtu bude klidnější než ticho v garáži po úspěšné opravě.
o autorovi Tomáš Vlček
Pracuji jako odborník na automobily a píšu články o různých tématech týkajících se autoservisu. Baví mě sdílet své znalosti a zkušenosti s komunitou a pomáhat lidem lépe porozumět jejich vozidlům. Ve volném čase často navštěvuji závody a fotím zajímavé okamžiky.